Rangées de chaises alignées avant une assemblée

Assemblées générales

L'assemblée générale est le moment où votre copropriété décide : budget, comptes, travaux, mandats. RM Syndic prépare chaque AG avec la rigueur que le Code civil belge exige — convocation dans les délais, ordre du jour lisible, procès-verbal exact — et assure le suivi des décisions votées. Syndic professionnel agréé IPI à Bruxelles, nous gérons un portefeuille à taille humaine : vous avez un interlocuteur identifié, joignable par mail et par téléphone, et vos documents sont accessibles dans l'Espace copropriétaire.

Pourquoi l'AG est un moment critique

Une assemblée générale mal préparée ou mal tenue peut avoir des conséquences lourdes. Le Code civil belge impose des règles strictes sur la convocation, le quorum, les majorités et la rédaction du procès-verbal. Une erreur formelle — délai de convocation insuffisant, point absent de l'ordre du jour, majorité mal qualifiée — peut entraîner l'annulation judiciaire de l'AG et, avec elle, l'annulation des décisions prises : budget non approuvé, travaux non autorisés, élection du conseil contestée.

Pour le conseil de copropriété comme pour les copropriétaires, l'enjeu n'est pas seulement administratif. C'est la sécurité juridique de l'immeuble : pouvoir lancer un chantier, renouveler un contrat d'entretien, fixer les charges de l'année à venir.

RM Syndic traite chaque AG comme un acte formel, pas comme une simple réunion de voisins. Chaque étape est documentée, datée et archivée.

Ce que fait RM Syndic — du calendrier à l'exécution

Notre intervention couvre l'ensemble du cycle de vie d'une assemblée générale :

Vous n'avez pas à vérifier vous-même que le calendrier légal est respecté. C'est notre responsabilité professionnelle.

Planification

Nous suivons le calendrier statutaire de chaque association de copropriétaires (ACP) : date butoir de l'AG ordinaire annuelle, rappels en amont, coordination avec le conseil de copropriété et le comptable pour la disponibilité des comptes annuels et du budget prévisionnel.

Préparation de la convocation

Rédaction de l'ordre du jour, qualification juridique de chaque point, constitution du dossier annexé (comptes, budget, rapports, devis pour les votes de travaux), génération et envoi de la convocation dans le respect du délai légal.

Tenue de la séance

Animation de l'AG : feuille de présence, vérification du quorum, conduite des votes, calcul des majorités pondérées par les quotités, relevé des décisions.

Procès-verbal

Rédaction du PV à partir des éléments de séance, relecture, signature, envoi aux copropriétaires et archivage au registre des décisions de l'ACP.

Suivi post-AG

Transmission des décisions aux prestataires concernés, ouverture des projets de travaux votés, mise à jour des mandats (conseil, président de séance), publication des documents dans l'Espace copropriétaire.

Le cadre légal belge

La copropriété en Belgique est régie par le Code civil, livre 3, titre 3, chapitre 3 (articles 3.79 à 3.94 et suivants). L'assemblée générale est l'organe décisionnel de l'ACP : seule elle peut statuer sur les questions qui lui sont réservées par la loi ou par l'acte de base de la copropriété.

RM Syndic structure chaque AG pour que ces obligations soient remplies sans approximation.

Obligations du syndic

Le syndic est le convocateur habituel de l'AG ordinaire annuelle. Il prépare l'ordre du jour, transmet les documents nécessaires à la prise de décision et rédige le procès-verbal. Il engage sa responsabilité professionnelle sur le respect des formes légales.

Droits des copropriétaires

Chaque copropriétaire a le droit d'être convoqué dans les formes et délais légaux, de recevoir l'ordre du jour et les documents annexés, de participer à la séance (en personne, par procuration ou, le cas échéant, par vote anticipé si votre ACP l'a prévu), et d'obtenir le procès-verbal après l'AG.

Conservation

Les procès-verbaux d'assemblée générale constituent le registre légal des décisions de l'ACP. Ils doivent être conservés de manière permanente et être consultables par les copropriétaires.

Les types d'assemblées

Réquisition par les copropriétaires : un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins un cinquième des quotités peuvent réquisitionner une AG extraordinaire (art. 3.87 §3). Le syndic dispose alors de 30 jours pour convoquer. RM Syndic traite ces demandes en priorité et vérifie que la condition de quotité est remplie avant toute convocation.

AG ordinaire — Au moins une fois par an, dans le délai prévu par le règlement d'ordre intérieur : approbation des comptes annuels, vote du budget prévisionnel, décharge du syndic, points courants d'administration.
AG extraordinaire — À tout moment, sur initiative du syndic, du conseil ou des copropriétaires : décisions ponctuelles (travaux importants, modification du règlement, élection du conseil, changement de syndic…).
AG par écrit — Cas exceptionnel : décisions unanimes sans réunion physique (art. 3.87 §11 du Code civil) — uniquement si tous les copropriétaires sont d'accord.

Convocation : délais, contenu et envoi

Délai minimum : 15 jours

Le Code civil impose un délai d'au moins 15 jours entre l'envoi de la convocation et la date de l'assemblée (art. 3.87 §4). Ce délai est impératif : une convocation tardive expose l'AG à une annulation. Nous planifions chaque calendrier en amont pour respecter cette échéance, y compris lorsque des documents comptables arrivent tardivement du comptable tiers.

Contenu obligatoire de la convocation

Chaque convocation RM Syndic comprend : la date, l'heure et le lieu de l'AG (adresse de l'immeuble ou salle mise à disposition) ; l'ordre du jour détaillé, point par point, avec le texte des résolutions proposées ; la mention des documents annexés (comptes annuels, budget, rapports, devis) ; les modalités de participation : présence physique, procuration ; le rappel du droit d'inscrire un point supplémentaire à l'ordre du jour, dans le délai légal ; un modèle de procuration.

Mode d'envoi

La convocation est adressée à chaque copropriétaire selon le mode qu'il a accepté : courrier recommandé (papier ou électronique), ou courriel avec accusé de réception si le copropriétaire a donné son accord formel à ce mode. Nous conservons les preuves d'envoi et de réception pour chaque destinataire.

Inscription de points à l'ordre du jour

Les copropriétaires peuvent demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour, dans les conditions et délais prévus par la loi. Ces demandes nous parviennent par mail, par téléphone ou via l'Espace copropriétaire ; nous les instruisons et en informons le conseil de copropriété avant l'envoi de la convocation définitive.

Ordre du jour et majorités

Chaque point à l'ordre du jour correspond à une résolution soumise au vote. Le Code civil distingue plusieurs régimes de majorité selon la nature de la décision (art. 3.87 §8 à §10).

La qualification de la majorité applicable est une responsabilité juridique. RM Syndic propose, pour chaque résolution, la majorité légalement requise et la justifie dans l'ordre du jour. En cas de doute sur un point délicat, nous consultons le conseil de copropriété et, si nécessaire, un conseil juridique externe avant la convocation.

Le vote est pondéré par les quotités, non par tête : le poids de chaque copropriétaire correspond à la somme des quotités générales de ses lots. Les cas d'indivision (plusieurs propriétaires d'un même lot) et de démembrement (usufruit/nue-propriété) sont traités conformément aux articles 3.86 et 3.87 du Code civil.

Approbation des comptes annuels — Majorité simple des voix exprimées des présents et représentés
Approbation du budget prévisionnel — Majorité simple
Décharge du syndic — Majorité simple
Travaux d'entretien et de réparation — Majorité simple
Travaux d'amélioration et d'embellissement — Majorité des deux tiers des voix exprimées
Modification du règlement d'ordre intérieur — Majorité des deux tiers
Modification des statuts (acte de base) — Majorité des quatre cinquièmes
Vente d'une partie commune — Unanimité
Modification de la répartition des quotités — Unanimité

Quorum et tenue de séance

Quorum au premier tour

Pour qu'une AG puisse valablement délibérer au premier tour, il faut que les copropriétaires présents et représentés réunissent plus de la moitié des quotités et représentent au moins la moitié des copropriétaires (art. 3.87 §5).

Second tour

Si le quorum n'est pas atteint au premier tour, une nouvelle AG est convoquée (avec le même délai minimum de 15 jours). Au second tour, l'AG peut délibérer quel que soit le nombre de présents et représentés.

Feuille de présence

À l'ouverture de chaque AG, nous établissons la feuille de présence : copropriétaires présents, représentés par procuration, absents. Le calcul du quorum est effectué avant toute délibération.

Procurations

Un copropriétaire absent peut donner procuration à un autre copropriétaire ou à un mandataire. Le Code civil limite le cumul des procurations : un mandataire ne peut détenir plus de trois procurations, sauf si la somme des quotités des mandants n'excède pas 10 % des quotités totales (art. 3.87 §6). Le syndic, son personnel et leur famille ne peuvent recevoir de procuration. Nous vérifions ces limites à la réception de chaque procuration.

Déroulement

Le syndic anime la séance ou désigne un président de séance selon les usages de l'ACP. Chaque point de l'ordre du jour est traité successivement : présentation, discussion, vote, annonce du résultat. Les décisions sont consignées au fur et à mesure pour alimenter le procès-verbal.

Procès-verbal et registre des décisions

Le procès-verbal (PV) est l'acte juridique qui consacre les décisions de l'AG. Il doit mentionner : l'identification de l'ACP, la date, le lieu et le type d'AG ; la liste des copropriétaires présents, représentés et absents ; pour chaque résolution : l'intitulé, le texte voté, le résultat du vote (pour, contre, abstention, exprimé en quotités), la majorité requise et si elle est atteinte ; les nominations effectuées (conseil de copropriété, président de séance, scrutateurs) ; les signatures du président de séance et du secrétaire.

RM Syndic rédige le PV dans les jours qui suivent l'AG, le soumet au conseil de copropriété pour relecture si nécessaire, organise la signature et transmet le document à l'ensemble des copropriétaires.

Le PV rejoint le registre des décisions de l'ACP — un historique chronologique consultable par tout copropriétaire. C'est la mémoire juridique de votre immeuble : travaux votés, budgets approuvés, mandats renouvelés.

Après l'AG : exécution et suivi

Une AG bien tenue ne s'arrête pas à la signature du PV. RM Syndic assure la mise en œuvre des décisions :

Chaque décision fait l'objet d'un suivi tracé. Le conseil de copropriété peut à tout moment nous interroger sur l'état d'avancement d'une résolution.

Budget et comptes : transmission au comptable pour la mise en œuvre du budget voté et l'archivage des comptes approuvés (voir notre page Administration & comptabilité).
Travaux votés : ouverture du dossier projet, consultation des entreprises retenues, suivi du chantier jusqu'à réception (voir Travaux & maintenance).
Mandats : mise à jour des représentants du conseil de copropriété dans le référentiel de l'ACP.
Contrats : renouvellement ou résiliation des contrats de prestation selon les votes.
Changement de syndic : si l'AG a statué sur le remplacement du syndic, préparation de la passation conformément aux règles IPI.

Pour les copropriétaires : mail, téléphone, portail

Vous n'avez pas besoin d'être juriste pour suivre la vie de votre copropriété. RM Syndic vous donne trois canaux simples :

Par mail

Écrivez-nous pour poser une question sur l'ordre du jour, demander l'inscription d'un point, transmettre une procuration ou signaler un empêchement. Votre message est traité par l'interlocuteur qui gère votre ACP.

Par téléphone

Pour une question urgente avant une AG — quorum, procuration, document manquant —, notre équipe est joignable aux heures de bureau.

Via l'Espace copropriétaire

Après l'AG, retrouvez dans votre espace en ligne : le procès-verbal signé ; les résolutions adoptées ; les documents annexés (comptes, budget, devis) ; l'historique des AG précédentes.

Pas besoin d'attendre un envoi papier ni de fouiller dans vos mails : tout est classé par immeuble, accessible à tout moment.

Pour le conseil de copropriété

Le conseil de copropriété joue un rôle central dans la préparation de l'AG. RM Syndic travaille en étroite collaboration avec vos mandataires :

En tant que petit syndic, nous connaissons chaque conseil de notre portefeuille. Vous n'êtes pas un numéro de dossier.

Préparation de l'ordre du jour : le conseil valide les points proposés, les travaux à soumettre au vote, les rapports d'activité.
Relecture des documents : comptes annuels, budget prévisionnel, devis — le conseil dispose des pièces avant la convocation.
Présence à la séance : le conseil participe à l'AG, présente les rapports et répond aux questions des copropriétaires.
Suivi post-AG : le conseil est informé de l'exécution des décisions et peut demander un point d'avancement à tout moment.

Votre prochaine assemblée générale

Que vous prépariez une AG ordinaire annuelle, une extraordinaire pour voter des travaux ou une passation de syndic, RM Syndic structure chaque étape dans le respect du Code civil belge et des règles de l'IPI. Décrivez-nous votre copropriété et la situation de votre prochaine AG. Nous vous répondons rapidement et sans engagement.

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